1. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS
CREAS S.A.S, sociedad legalmente constituida, domiciliada en Vía Cerritos Kilómetro 5 entrada 16 el Tigre, Pereira, Risaralda, Colombia e identificada con el N.I.T. 816001134-3, en adelante “LA EMPRESA”, adopta la presente política.
2. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES / CANALES DE ATENCIÓN
Secretaría Académica
Tel: 311 6685732
Correo: secretaria.academica@liceopinoverde.edu.co
Dirección: Vía Cerritos Km 5 entrada 16 El Tigre, Pereira
Jefe de Capital Humano, Seguridad y Salud en el Trabajo
Tel: 310 7357777
Correo: talentohumano@liceopinoverde.edu.co
Dirección: Vía Cerritos Km 5 entrada 16 El Tigre, Pereira
Jefe TICS
Tel: 300 1175912
Correo: gestion.tic@liceopinoverde.edu.co
Dirección: Vía Cerritos Km 5 entrada 16 El Tigre, Pereira
3. NORMATIVA
- Art. 15 Constitución Política de Colombia.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015, Título V de la Circular.
- única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Ley 1266 de 2008 adicionada y modificada por la Ley 2157 de 2021.
- Decreto 090 del 2018.
- Circular externa 006 de 2022.
4. DEFINICIONES
Para la presente política se tendrán en cuenta los parámetros establecidos en las normas antes mencionadas, las condiciones generales para la protección de datos y las definiciones de los conceptos básicos en materia de habeas data, que podrán ser consultadas dando clic en el presente link.
1. DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles están definidos en la norma (podrá consultar su definición dando clic en el siguiente Link).
LA EMPRESA podrá hacer uso y tratamiento de estos datos cuando:
a. El Titular haya dado su autorización explícita (anterior y escrita) para dicho tratamiento.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar los derechos fundamentales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial.
e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento, LA EMPRESA deberá adoptar las medidas necesarias para suprimir de la base de datos la identidad de los Titulares.
2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – BASES DE DATOS DE LA EMPRESA.
FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
- Desarrollo del objeto social, cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales.
- Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares.
- Cumplimiento y determinación de políticas empresariales.
- Verificación de identidad y ubicación.
- Gestiones legales, administrativas, contables o judiciales.
- Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios.
- Comunicación y contacto para el envío de información, publicidad o notificaciones legales a los titulares de
la información mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, medio físico, entre otros. - Consultas y reportes a entidades públicas o particulares, o ante las centrales de riesgos.
- Actividades de control interno y auditorías.
- Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos, plantas, oficinas, instalaciones, bienes y
de las personas que los utilizan. - Compartir información con aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular.
- Consulta para prevención y control de LA/FT/FPADM.
- Realizar la transmisión o transferencia de datos personales a entidades privadas nacionales y/o
internacionales. - Reportar y consultar el reporte negativo o positivo de la información referente al comportamiento crediticio o financiero de los titulares ante las Centrales de Riesgo.
Además de las finalidades generales antes mencionadas serán aplicables las siguientes:
FINALIDADES ESPECÍFICAS
Base de datos de estudiantes: El tratamiento de estos datos para fines diferentes a los mencionados, requiere de autorización previa del Titular. Bajo ninguna circunstancia LA EMPRESA dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa, tal cual será obtenida por el titular del menor o su representante legal.
• Llevar a cabo el proceso pedagógico y demás objetivos contenidos en el Proyecto Educativo Institucional.
• Dar cumplimiento al Manual de Convivencia del Colegio e informar de manera oportuna a los estudiantes sobre las actividades del Colegio.
• Conocer información sensible relativa a datos de su salud, incapacidades médicas, seguimiento con profesionales de la salud, historias clínicas, diagnósticos y demás datos relativos.
• LA EMPRESA podrá tratar información del estudiante datos biométricos, cuando estos sean necesarios para la inscripción, registro y seguridad de las instalaciones del colegio.
• LA EMPRESA podrá tratar la imagen, voz y captura de estos en formato de fotos y videos de los estudiantes para los registros de las actividades pedagógicas, formativas, académicas y culturales de la Empresa.
• LA EMPRESA podrá tratar la imagen, voz y captura de estos en formato de fotos y videos de los estudiantes para los registros de las actividades formativas contempladas en el Manual de Convivencia
Proveedores / contratistas
• Cumplimiento normativo
• Evaluaciones contractuales, técnicas y laborales
• Verificación de información
• Actividades comerciales, de facturación y pago
Capital humano / trabajadores
• Procesos de selección y vinculación
• Verificación de antecedentes
• Seguridad social
• Procesos disciplinarios y nómina
• Uso de datos biométricos para ingreso y control
• Comunicación institucional
• Evaluaciones y bienestar laboral
Asociados y Junta Directiva
• Cumplimiento estatutario
• Envío de invitaciones y comunicaciones
Padres y acudientes
• Vinculación contractual
• Procesos administrativos, financieros y académicos
• Atención de PQRS
• Actividades pedagógicas y de mercadeo
• Envío de información académica y disciplinaria del menor
Entrega de información a terceros
LA EMPRESA podrá entregar datos a:
• Titulares o representantes
• Entidades públicas competentes
• Terceros autorizados por ley
Autorizaciones
Toda recolección y tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular.
Procedimientos para ejercer derechos
El titular podrá presentar consultas o reclamos a los canales definidos en el numeral 2.
Deben contener:
• Nombre y documento
• Descripción clara del reclamo o consulta
• Datos de contacto
• Documentos que soporten la solicitud
Tiempos de respuesta
Consultas: 10 días hábiles (prorrogables 5 días)
Reclamos: 15 días hábiles (prorrogables 8 días)
Suplantación: 10 días hábiles
10. ZONAS DE VIDEOVIGILANCIA (CCTV)
Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán protegidos de acuerdo con las medidas de seguridad que garanticen la privacidad de estos. En este sentido, el suministro, copia o consulta de éstos está restringido o limitado y solo serán entregados a las autoridades competentes para efectos de resguardar la privacidad de los titulares.
Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes:
a. Recopilación de imágenes de video y control de ingreso de visitantes, empleados y/o usuarios a las instalaciones de LA EMPRESA.
b. Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.
c. Disuasión de conductas irregulares de terceros.
d. Requisitos Certificación BASC, OEA y Seguridad y Salud en el Trabajo.
Cada cámara de seguridad y/o entrada a las sedes, tiendas, oficinas y demás cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los titulares que está siendo grabado y monitoreado para fines de seguridad y que el tratamiento de estos datos se hará de acuerdo con la presente Política.
Las personas que ingresen a la instalaciones o espacios que están siendo grabados otorgan su autorización de forma explícita, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a la zona que sus imágenes van a ser captadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al lugar.
11–12. HÁBEAS DATA FINANCIERO
Aplicable a datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios.
Derechos del titular:
• Conocer, actualizar, rectificar o eliminar información
• Consultar y reclamar ante LA EMPRESA y centrales de riesgo
• Solicitar copia de autorizaciones
Deberes de la empresa:
• Garantizar veracidad y actualización
• Reportar novedades
• Rectificar información
• Notificar antes de reportes negativos
13. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA EMPRESA.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, el titular autoriza expresamente con la aceptación de la presente política para que LA EMPRESA transfiera o transmita su información personal a terceros en el exterior.
La información será transferida al tercero quien únicamente podrá utilizarla para asuntos directamente relacionados con la relación comercial que tenga con LA EMPRESA y solamente mientras está dure. LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con las autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo.
14. VIGENCIA
La presente política rige a partir del Junio de 2023. LA EMPRESA podrá modificar el presente documento como parte del cumplimiento de los mandatos legales. En caso de cambios se darán a conocer a través del sitio web: https://liceopinoverde.edu.co/